Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Au fur et à mesure que les technologies informatiques évoluent, elles touchent de plus en plus de secteurs et produisent des outils innovants et remarquablement utiles dans notre quotidien. Ainsi, en matière de sécurité et de protection des biens ou des informations personnelles par exemple, le traditionnel coffre-fort tout en métal, robuste à souhait et large selon les besoins, a vu apparaître un alter ego entièrement digital : le coffre-fort numérique. Quel est le rôle du coffre-fort numérique ? Quels sont ses avantages et en quoi se distingue-t-il de la version traditionnelle ?

On vous dit tout sur les logiciels coffre-fort !

Coffre-fort numérique : à la fois logiciel de sauvegarde et outil de protection de données

Le coffre-fort numérique est un concept lancé depuis quelques années par de grandes banques. Il désigne un logiciel proposant un espace virtuel au sein duquel il est possible de stocker divers types de documents. Certaines versions de ce logiciel, développées par des particuliers ou par des sociétés informatiques, s’utilisent en installation locale (à installer sur le disque dur d’un ordinateur, accessible sans connexion internet). Elles servent alors lorsque l’ordinateur est partagé, et qu’un utilisateur souhaite y rendre confidentiels certains fichiers. Mais les versions les plus pertinentes restent celles que proposent les banques, ou les sociétés de protection de données.

Accessibles via internet, les coffres-forts numériques les plus plébiscités permettent de stocker en ligne toutes sortes de fichiers et d’informations. Ils offrent donc une précieuse solution de sauvegarde de données. Mais bien plus encore, puisqu’ils ne peuvent être ouverts que grâce à des mots de passe et à des combinaisons secrètes, ils servent aussi à protéger les données des utilisateurs. Ce faisant, des documents confidentiels ou personnels tels que les pièces d’identité, les contrats de travail, les actes de propriété ou encore les relevés de compte peuvent être stockés en toute sécurité (après numérisation, s’ils n’existaient que sur papier). Ce faisant, le coffre-fort digital est utile à la personne qui en possède un dans le cadre de ses activités, mais pas seulement. Dans un contexte de succession, le coffre-fort numérique sécurisé Eversafe permet par exemple de disposer d’un espace virtuel personnel au sein duquel sont regroupées des informations relatives à la vie et à la fin de vie. En créant ce dossier confidentiel, l’utilisateur peut également désigner un garant des volontés, qui se chargera d’exécuter diverses démarches en temps opportun.

Avec un coffre-fort traditionnel, lorsqu’un décès survient, il est nécessaire que l’un des successeurs connaisse la combinaison de déverrouillage ; autrement, il faut faire forcer ou détruire le coffre. Or, avec le coffre-fort virtuel, le garant désigné pourra aisément accéder aux documents et aux informations confidentielles du défunt. De même, les risques de détérioration de documents sont inexistants avec le coffre-fort numérique.

Offrez plusieurs niveaux de protection à vos documents

Si les coffres forts numériques sont de plus en plus plébiscités, c’est en grande partie dû au niveau de sécurité qu’ils offrent. Pour commencer, un mot de passe est généralement exigé pour accéder au dossier confidentiel créé au niveau du logiciel coffre-fort. Mais par précaution, la plupart des sociétés émettrices de ces solutions intègrent des options de sécurisation supplémentaires. On parle notamment d’authentification à double facteur, pouvant impliquer l’utilisation d’un OTP (One Time Password, mot de passe à usage unique) en complément du mot de passe de base.

En comparaison, on trouve rarement des modèles de coffre-fort physique offrant plusieurs niveaux de protection. Par ailleurs, les coffres traditionnels étant en un endroit précis, on ne saurait écarter absolument le risque que des personnes malintentionnées tentent de le forcer. Or, au niveau du coffre-fort numérique, la sauvegarde des documents et des informations personnelles est entièrement dématérialisée. Et même s’il est vrai que le risque zéro n’existe pas en informatique, puisque les pirates trouvent toujours le moyen de renouveler leurs méthodes, la probabilité qu’une personne non-autorisée puisse accéder à un coffre-fort virtuel est quasiment nulle.

Accédez à vos documents de partout dans le monde via le coffre-fort numérique

Le caractère dématérialisé est justement ce qui fait du coffre-fort numérique une solution particulièrement pratique. Nul besoin d’y aller par quatre chemins pour le comprendre ! Dans le cadre d’une e-démarche par exemple, si vous devez fournir des pièces importantes qui se trouvent dans un coffre-fort traditionnel à la banque, vous serez contraint de vous déplacer. Il vous faudra ensuite numériser les documents une fois que vous les aurez récupérés, avant de les envoyer. Or, lorsque vous disposez d’un compte auprès d’une banque ou d’une société fournissant un coffre-fort numérique, vous pouvez accéder aux données et aux fichiers qui y sont stockés depuis n’importe quelle localisation.

Peu importe où vous vous trouvez dans le monde, et à toute heure de la journée, le contenu de votre coffre-fort numérique est accessible. Vous avez sauvegardé de précieuses photos de famille que vous voudriez montrer à un ami rencontré fortuitement durant des vacances ? Vous êtes en week-end en campagne et vous vous rappelez que vous devez envoyer en urgence un contrat à un collaborateur ? Bonne nouvelle : vous aviez ajouté les versions numérisées de ces documents à votre coffre-fort numérique. Une connexion à internet, quelques clics, une clé de sécurité à fournir, et voilà vos données à portée de main !

Une organisation plus efficace de vos documents et informations

Dans un coffre-fort traditionnel, il est quelque peu difficile de classer par catégories ce qu’on y range. S’il est vrai que pour les objets (lingots d’or, bijoux, pierres précieuses, etc.), il est plus ou moins facile d’y voir clair, il n’en va pas de même pour les documents papier. À moins de prendre un coffre avec plusieurs compartiments, ce qui peut s’avérer particulièrement coûteux. Lorsque vous utilisez un coffre-fort numérique par contre, vous pouvez classer par dossiers les documents chargés. Au sein de votre espace virtuel, vous pourrez alors créer un dossier Famille, un dossier Vie, un dossier Fin de vie, un dossier Informations bancaires, etc. Cette organisation efficace vous sera assurément utile quand viendra le moment de retrouver en urgence des documents.

Évidemment, pour profiter de tous ces avantages associés au coffre-fort numérique, vous devez sélectionner, selon vos besoins, la bonne formule auprès du bon prestataire. Pour être sûr que vos informations sont entre de bonnes mains, assurez-vous également que le coffre-fort numérique proposé par ledit prestataire répond aux normes qui régissent le secteur. En effet, la notion de coffre-fort numérique est clairement énoncée dans les articles L103 et L122-22 du Code de la consommation. Et l’une des normes phares certifiant qu’un service de stockage et de protection de données est conforme à la loi est la norme AFNOR NF Z42-020.