Choisir correctement le lieu pour organiser un événement est tout ce qui fait la différence entre un événement réussi et une jolie catastrophe. Cette dernière n’étant jamais souhaitée par personne, voici des techniques pour réussir à tous les coups.

Au commencement doit être défini l’objectif !

Voulez-vous impressionner de nouveaux prospects ? Fidéliser de nouveaux clients ? Resserrer les liens entre vos employés ? Chacune de ces situations implique un type de salle spécifique.

Dans le cadre d’un lancement de produit, la salle devra le plus souvent être plus massive et plus impressionnante. Ce qui ne sera pas nécessaire pour les activités dédiées aux membres de vos équipes.

Quels sont les profils des personnes que devez-vous recevoir ?

Pour trouver un lieu de séminaire, vous avez besoin de connaître le profil des personnes qui seront présentes. Assurez-vous de savoir :

  • Quels sont les goûts des personnes qui viendront ?
  • Quel est l’âge moyen des participants ?
  • Quelle sera la proportion hommes/femmes ?
  • Quels sont les principaux centres d’intérêts de vos invités ?

Plus votre événement répondra aux attentes de votre public, plus l’activité laissera une trace indélébile dans l’esprit des personnes présentes.

Le lieu, est-il accessible ?

Sur internet, vous pouvez vérifier si la salle que vous avez choisie est facilement accessible :

  • Grâce aux réseaux de transports urbains,
  • Pour les personnes à mobilité réduite,
  • Pour les personnes souffrant de handicaps visuels.

Toutes ces informations doivent être collectées et mises à la disposition des invités en leur disant par exemple : “prenez la ligne X en métro, descendez à l’arrêt Y et engagez-vous dans l’impasse Z”.

L’accessibilité concerne aussi les ressources financières des organisateurs. Vouloir une salle prestigieuse est une chose, mais pouvoir la payer est autre chose ! Vous devez vérifier que la salle qui vous intéresse correspond effectivement à votre budget. En fait, l’idéal est de prendre une salle en dessous de votre budget, cela vous permet de prévoir les éventuelles dépenses impromptues qui pourraient survenir.