L’outsourcing des achats : fonctionnement et avantages

La fonction Achats fait partie de celles qui contribuent au bon déroulement des activités de l’entreprise. Sans les ressources qu’il faut, celle-ci ne peut effectivement pas produire de résultats. Pour gérer cette fonction, on trouve deux possibilités : l’internaliser ou l’externaliser. Ce sont deux pratiques différentes qui présentent chacune leurs avantages.

L’outsourcing des achats, confier sa fonction achat à un prestataire externe

L’outsourcing, ou externalisation est une pratique bien connue des entreprises, PME ou grands comptes. Nombreuses sont les raisons qui les motivent à prendre une telle décision : pour alléger les tâches en interne, optimiser le budget ou accéder aux compétences qui manquent en interne. Depuis une dizaine d’années, cette pratique s’applique également à la fonction achats. Le principe reste donc identique : l’entreprise fait appel à un prestataire spécialisé dans l’outsourcing des achats, qui peut s’occuper de la recherche de fournisseurs et de la négociation avec ces derniers.

L’implication du prestataire peut être étendue suivant les besoins de l’entreprise donneur d’ordre. Il peut par exemple participer à la définition des besoins de l’entreprise ou gérer les appels d’offres. Le donneur d’ordre est donc libre de définir le périmètre d’actions du prestataire.

Une solution pour accélérer sa croissance

L’externalisation des achats présente de nombreux avantages pour l’entreprise. La réduction des tâches administratives en est le premier. L’achat implique en effet un ensemble de processus avant de pouvoir valider et effectuer les transactions vers les fournisseurs. Avec l’externalisation, toutes ces procédures seront gérées par le prestataire. De cette manière, l’entreprise peut donc se focaliser sur son cœur de métier. Les collaborateurs n’auront plus à perdre du temps à chercher des prestataires et à négocier auprès de chacun. Le prestataire s’occupe de trouver les fournisseurs suivant les directives de l’entreprise, les présente à celle-ci avant de valider les achats.

L’externalisation permet donc à l’entreprise de se libérer des tâches chronophages, et de confier en même temps la fonction achat à un professionnel qui a toutes les compétences requises. Grâce à sa connaissance du marché, celui-ci est en mesure de trouver plus facilement et plus rapidement des prestataires fiables, et saura négocier les prix. Il peut d’ailleurs faire jouer son réseau afin de trouver des produits de qualité au meilleur prix.

Externaliser les process sans perdre le contrôle

En général, les entreprises confient les achats moins stratégiques à un prestataire externe et gardent en interne les fonctions les plus importantes. En externalisation, on propose donc notamment les fournitures de bureau ou les fournitures industrielles, considérées comme des achats génériques. Cette combinaison entre externalisation et internationalisation permet de maintenir un certain contrôle sur ce processus. Plusieurs scénarii sont dans ce cas possible : externaliser les achats à faible montant, les moins récurrents ou les plus complexes.

Cela sous-entend d’ailleurs qu’avant de faire le choix de l’externalisation, l’entreprise doit d’abord définir ses besoins. Cela permet d’identifier de manière exacte la partie à externaliser et celle à garder en interne. L’autre possibilité est également de faire appel au prestataire comme consultant en continuant de confier les achats à des collaborateurs internes. Ceci permet déjà de mieux sécuriser le processus.