Si votre entreprise possède au moins 50 salariés, la base de données économiques et sociales est une obligation. Cela a pour objectif de renforcer le dialogue social et d'optimiser la transparence. Plus communément appelée BDU, la Base de Données Uniques, rassemble diverses informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise. Elle permet d'avoir une vision plus globale et surtout plus claire de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité professionnelle de l'entreprise. 

Des données collectées pour faciliter la vie au sein de l'entreprise

Si votre entreprise est une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés par rapport au niveau global de la société, et non par établissement. La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) regroupe chaque donnée collectée au niveau de l'entreprise, et non par établissement. 

Vous ne serez pas dans l'obligation de créer une base de données unique spécifique au groupe, si vous faites partie d'un ensemble d'entreprises. Cependant, si vous souhaitez en créer une, il faudra ajouter à votre base, des bases de données spécifiques pour les entreprises formant le groupe. 

Attention, vous êtes passibles d'une amende de 7 500 €, en cas d'absence de base de données uniques, alors veillez à respecter cette règle.

La base de données doit être accessible en permanence

En tant qu'employeurs, vous devez vous charger de concevoir, d'élaborer et de mettre en place la BDES, mais aussi de la maintenir à jour afin qu'elle puisse être visualisée par les personnes habilitées à le faire, c'est à dire :

  • membres du comité d'entreprise (CE) ou aux délégués du personnel 
  • membres du comité central d'entreprise 
  • membres du CHSCT
  • délégués syndicaux 
  • membres de la délégation unique du personnel, si elle existe 
  • dans une entreprise à établissements multiples, membres du comité d'établissement

Certaines formalités doivent faire l'objet d'un accord collectif, et la base de données doit être accessible à la consultation sur un support papier ou informatique.  Par ailleurs, chaque utilisateur utilisant la BDES est tenu à la discrétion, car les informations inscrites sur cette dernière revêtent un caractère confidentiel.